Freelancer – Kertas Cadangan, Sebut Harga dan Invois (contoh)

Saya bersembang dengan kawan-kawan yang baru mencebur diri dalam dunia freelancing. Dan rasanya mungkin boleh saya kongsikan sedikit pengalaman tentang beberapa dokumen penting dalam urusniaga.

Kertas Cadangan

Pertama sekali, bila kita ada peluang nak dapatkan “job”, mungkin kita diminta menyediakan Kertas Cadangan.

Apakah fungsi kertas cadangan? Bagi freelancer, kertas cadangan merupakan dokumen awal (preliminary) yang berfungsi untuk:

• Membina keyakinan klien untuk berurusniaga dengan kita, pendek kata untuk close deal
• Mencadangkan penyelesaian kepada masalah klien
• Menetapkan syarat-syarat awal terhadap projek yang bakal dijalankan

Oleh itu, biasanya kertas cadangan yang saya buat akan merangkumi topik-topik sebegini. Tapi jangan terlalu diambil serius sangat. Ubahlah mengikut keperluan projek dan klien.

• Pendahuluan dan objektif projek
• Skop projek
• Kerja-kerja yang terlibat
• Proses kerja
• Kerjasama (tanggungjawab) klien
• Hakmilik dan hakcipta
• Kos
• Jadual dan kaedah bayaran
• Profail syarikat dan portfolio

Biasanya saya menyediakan kertas cadangan sepadat dan seringkas mungkin. Kali terakhir saya buat, ianya tidak melebihi 20 mukasurat. Apabila saya menyediakan kertas cadangan sebegini, saya mahu klien jelas tentang ruang lingkup projek, harga dan cara membuat bayaran. Kita tidak mahu kelak mereka mahu kita menambah itu dan ini ketika projek sedang berjalan. Jadi elok segala apa yang kita akan buat dan yang kita tidak akan buat diperjelaskan sebelum projek bermula.

Ianya juga supaya klien jelas tentang tanggungjawab mereka seperti menyediakan web hosting mengikut spesifikasi yang kita tetapkan, menyediakan data-data yang diperlukan dan lain-lain. Atau mungkinkah hal-hal sebegini jatuh kepada tanggungjawab kita?

Apabila membuat kertas cadangan sebegini, elok disertakan dengan cadangan rekabentuk untuk web atau aplikasi yang bakal dibangunkan. Gambarajah, gambaran UI, logo cadangan, dan lain-lain dapat memberi keyakinan dan gambaran hasil akhir kelak.

Kertas cadangan juga mesti menyertakan sekali kos projek dan juga tempoh masa yang bakal diambil untuk menyiapkan kerja-kerja. Kerja-kerja biasanya dipecahkan kepada fasa-fasa tertentu. Fasa-fasa menerangkan kerja-kerja yang akan dibuat dan hasil akhir di setiap fasa. Ia juga menjadi jadual bayaran buat klien. Contohnya, 10% bayaran mesti dibuat sebelum memulakan fasa 1. Dan kemudian 20% bayaran dibuat selepas selesainya fasa 1, dan sebelum fasa 2.

Dalam apa jua keadaan, kertas cadangan saya mesti meminta bayaran awal untuk memulakan kerja. Dalam istilah biasa, kita selalu sebut sebagai deposit.

Hakmilik dan hakcipta menjelaskan apa yang bakal dimiliki oleh klien. Dalam pembangunan aplikasi atau web, ada ketika kita menggunakan kod dari projek open source. Maka klien perlu jelas dengan ini, dan perlu mematuhi lesen daripada projek open source asal.

Ada juga ketika lain, freelancer beranggapan yang mereka mempunyai hak ke atas sistem yang mereka bangunkan untuk klien, dan kemudian menjualnya semula kepada klien lain. Ada ketika yang lain, apabila projek sudah siap, klien hanya diberikan produk akhir tanpa source code.

Ini semua boleh mengundang pertikaian, lebih buruk menghadapi masalah dengan undang-undang. Sebab itu, elok perkara sebegini diperjelaskan di peringkat ini.

Berkenaan hakmilik dan hakcipta juga, ini menerangkan tentang apa yang bakal kita berikan di akhir projek dan juga perihal pemilikan produk. Sebagai programmer dan pereka grafik atau web, kita biasa menggunakan hasil kerja luar yang datang dengan pelbagai jenis lesen dan kebenaran. Membeli stockphoto datang dengan kebeneran-kebenaran khusus atau mungkin perlu membayar kos berbeza untuk cara penggunaan berbeza. Kadang-kala ada bahagian tertentu yang dibangunkan programmer menggunakan kod dari projek open source. Klien perlu maklum tentang hal ini, apa yang boleh dan tidak boleh mereka lakukan dan sebagainya. Sekiranya klien menghadapi masalah dengan perundangan, kita juga mungkin terlibat sama sebagai pereka web atau programmer.

Maka penggunaan kod dari projek open source, font, gambar-gambar perlu dimaklumkan dan dipersetujui oleh klien bersama dengan cara penggunaannya.

Profail syarikat boleh disertakan sekali beserta senarai dan gambar projek-projek lepas untuk membina keyakinan klien terhadap kebolehan kita.

Sebut Harga

Sebut Harga adalah dokumen yang memaklumkan kepada pelanggan harga yang perlu dibayar sekiranya ingin mendapatkan khidmat daripada kita. Sebut harga boleh juga disertakan bersama kertas cadangan.

Ada juga ketika, projek yang kecil tidak memerlukan kertas cadangan. Maka untuk itu, saya hanya berikan sebut harga. Tapi sebut harga saya juga mempunyai perenggan-perenggan untuk jadual bayaran, kaedah bayaran, skop kerja dan sebagainya.

Fungsi ini semua sama macam kertas cadangan – agar klien sedar dan maklum tanggungjawab mereka kepada kita dan kepada projek sekiranya khidmat kita digunakan.

Invois

Saya kurang pandai memujuk rayu klien untuk meminta bayaran. Nasib baiklah di dunia bisnes ini ada dokumen yang dipanggil invois. Apabila saya inginkan bayaran daripada klien, saya berikan invois. Dan klien sepatutnya tahu apa yang perlu dilakukan selepas mendapat invois. Sekiranya tidak dibayar, saya berikan lagi.

Tapi perlu ingat bahawa invois ini hanya untuk khidmat dan jumlah yang telah dipersetujui sebelum ini melalui kertas cadangan ataupun sebutharga. Kita tidak boleh tiba-tiba menghantar invois untuk jumlah yang tidak pernah dipersetujui. Setidak-tidaknya, ianya mesti jumlah yang telah dipersetujui secara lisan.

Ada juga perniagaan yang biasa mengeluarkan Purchase Order atau Arahan Belian sebagai tanda bersetuju dengan sebut harga kita, dan ingin menggunakan khidmat kita. Apabila menerima Purchase Order, memang patut kita terus berikan invois. Tapi ada juga perniagaan yang tidak. Untuk yang ini, apabila mereka menyatakan persetujuan kepada kertas cadangan atau sebutharga, saya terus keluarkan invois pertama seperti tertakluk dalam jadual bayaran (di dalam kertas cadangan atau sebutharga). Apabila menerima bayaran ini, saya ambil ini sebagai tindakan klien kepada persetujuan sebutharga atau kertas cadangan. Ini juga merupakan permulaan kepada kontrak kerja.

Adakala di tengah-tengah projek, kita diminta menambah itu dan ini. Dan sekiranya ianya tidak ada di dalam skop projek, kita boleh maklumkan kepada klien, ianya bakal dicaj dengan invois berasingan. Sekiranya dipersetujui, bolehlah kita menghantar invois lain untuk bahagian itu, ataupun menambah item di dalam invois untuk projek mengikut jadual bayaran.

Rasanya banyak dah yang saya kongsikan di atas ni. Dan untuk yang terakhir, saya kongsikan juga contoh sebut harga dan invois untuk rujukan.

Untuk persoalan lain, mungkin boleh tanyakan melalui komen. Juga perlu saya maklumkan, ini semua sekadar apa yang saya amalkan dan mungkin ada juga kaedah lain yang lebih baik. Perkongsian pengalaman tuan-tuan dan puan-puan juga saya hargai.

[ Contoh Invois ]

[ Contoh Sebut Harga ]